仕事の仕方
先日経営の勉強会で出たこの話題。全ての仕事に共通する、重要な能力なのです。
どんな技術や特殊な能力を持っていても、基礎的なこの力がないと生きてきません。
仕事を依頼された時にあれこれやることはたくさんありますが、最初にするのは前提条件の確認と業務分解。
・どういった条件や要望の中で
・やる業務を分解
していきます。
仕事のできる人の特徴は、その条件や要望を確実に聞き出し、業務の分解を細かくする特徴があります。
できる営業マンと同行営業すると分かるのですが、下準備から始まってお客様との話もびっくりするくらい細かくて丁寧です。
対して仕事のできない人は分解をしないもしくは大雑把な傾向にあり、やるべきことをやっていないのでトラブルが起こるのです。
前提条件を正しく把握できていないから、何度もお客様に話を聞いてお客様を怒らせてしまったり。
そして途中報告を行わないので、期限に提案した時に的外れな提案を行ってお客様をがっかりさせます。
途中報告がないと方向修正できないだけでなく、ちゃんとやってくれているかお客様を不安にさせることも。
特に期限を切っていない場合には本当に不安になり、私自身も頼んだことに対して、先日報告がなく、とり組んでいるかどうか、進捗がどうかが見えず怒ったことがあります。
仕事は1人でしているのではないので、他の人にも迷惑をかけてしまいます。
最終的にそれはお客様への迷惑に。
業務分解した後は優先順位をつけて日程管理をしながらそれをこなしていきます。
それがたまるからタスク管理をする必要があり、ToDoリストがあったりするんですね。
しかしそれはどんどん溜まり、タスクに追われるストレスな毎日へ。
仕事のできる人の特徴
仕事の処理もメールの返信も早いのです。現代では電話ではなく、メールでの仕事のやりとりが多くなっています。
むしろ電話によって仕事が中断されるので、電話は迷惑極まりないという風潮もあり、一流のビジネスマンはそんなことしませんし、電話する場合もLINEなどで「今、電話いいですか？」と確認してくれます。
もちろん職種によって、メールの方がいいか、電話の方がいいかがあるので、そちらを見極める必要はありますが。
いきなりアポもなしに来社される人なんかは論外ですね。。。
なのでうちの会社はシャッターもドアも鍵を閉めっぱなしにして、突然人が来ないようにしています。
メールの返信が遅いと仕事が先に進まないだけでなく、スケジュール調整もできず、相手に迷惑をかけているのです。
待っていると他のスケジュールの調整もできなくなってしまうので、私は基本的に先着順をルールにしています。
その場で対応できなくてもいつまでに対応しますと期限を決めるだけで相手は満足するのです。
情報のキャッチボールで自分がボールを持ったままだと、忘れてしまうリスクが高くなりますね。
スケジュール調整一つとっても、1週間が開けばどんどんその先のスケジュールは埋まってしまうので、「もうその日はダメだよ」ということになります。
人は労働に対する対価で収入を得ていると言われていますが、本質はそうではなく、その人の時間やその人の成果に対価を払っています。
人の時間を無駄遣いする人とは付き合いたくないという考えの人が増えてきましたのは当然ですね。
現代ではパソコンへのメールもスマホで確認することができます。
「うちの会社は対応のスピード命です！」という会社もありますが、確認したいことがあってメールしても「会社に戻らないとメールが見れません」なんてことがあると、スピードないじゃんとなってしまいます。
昔はそれでもよかったのです。
しかし今の時代の価値観はそうではなくなってしまいました。
仕事は即時処理
仕事が増えてくると覚えることができなくなってきます。メモすればメモを見るのを忘れる。
覚えようとすると忘れてミスが増えていく。
ある時点で覚えようとすることを忘れないと処理ができなくなります。
私は覚えることをやめました。
なのでよほど手が離せない仕事やセミナーが入っていない限り、すぐに処理して覚えなくてもいいようにしていきます。
よくメールやLINEの返信が早すぎると一部ではドン引きされるのにはそういった理由があるのです。
資料作成などの時間がかかるものはもちろん期限を決めますが、ToDoリストではわかりにくいので、iPhoneのカレンダーで入れてそれをやるべき時間まで管理しています。
仕事の仕方は色々とあるものの、即時処理できるものは即時処理することで、一緒に仕事する人の時間を邪魔をしない。
これも一つのマナーではないでしょうか。
2020年03月05日 10:00
